Contact
06 24 59 35 98

Privacy Verklaring

PRIVACYVERKLARING

 

Van Kreijl Mediation werkt met persoonsgegevens. Ik wil u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geef ik u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Van Kreijl Mediation.

 

Twee belangrijke termen in deze privacyverklaring zijn:

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Zoals bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook uw inkomensgegevens.

Verwerken duidt op alles wat er met die persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld e-mailverkeer, maar ook het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens in mijn administratie.

 

Van wie verwerk ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens van cliënten die met mij een overeenkomst hebben getekend, willen gaan ondertekenen, of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van mensen die mediation willen, in mediation zijn (geweest) of advies willen inwinnen over mediation.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Als zelfstandige ben ik zelf en alleen ik verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens.

Als ik een samenwerking aanga en/of uw gegevens deel met anderen, hanteer ik een geheimhou-dingsverklaring daarvoor met derden. Deze zal ik niet zonder uw toestemming samen met deze partij ondertekenen.

Daarnaast werk ik soms in opdracht of op doorverwijzing van een opdrachtgever of instantie, of via een tussenpersoon. Ik verwerk dan uw gegevens op basis van zorgvuldig genomen organisatorische en technische maatregelen volgens een door mij opgesteld intern verwerkingsregister en indien nodig op basis van een ondertekende vaststellingsovereenkomst met een derde partij.

 

Waarvoor verwerk ik uw persoonsgegevens?

Ik verwerk uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Om mijn werk als mediator in uw zaak zo goed mogelijk te kunnen doen, heb ik uw persoonsgege-vens nodig. Om bijvoorbeeld voor u een vaststellingsovereenkomst, een ouderschapsplan of een scheidings-convenant op te kunnen stellen, heb ik van u persoonsgegevens nodig. Om een financiële analyse te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld voor een alimentatieberekening, moet ik uw financiële gegevens kunnen raadplegen.

Ook van minderjarige kinderen verwerk ik persoonsgegevens. Daarvoor vraag ik schriftelijke toestemming van beide ouders via de mediationovereenkomst.

 

Als mediator dien ik bepaalde gevoelige informatie aan te leveren aan de rechtbanken en de Raad voor Rechtsbijstand (BSN).

Ook moet ik bij het aangaan van een relatie u vragen uw identiteitsbewijs te mogen controleren, zodat ik beantwoord aan mijn identificatieplicht ten aanzien van mijn cliënten. Ik vraag u daarom uw paspoort of ID (geen rijbewijs) mee te nemen naar de eerste afspraak met mij. Ik maak vervolgens een schriftelijke aantekening dat ik deze heb geverifieerd.

 

Alleen de informatie die nodig is voor verslaglegging en bewaarplicht voor mijn dossier op basis van verplichtingen vanuit mijn beroepsvereniging (MfN), bewaar ik in een papieren en digitaal dossier gedurende 7 jaren.

Welke gegevens dat zijn, staat op het intakeformulier. Alle overige gegevens behalve contactgege-vens (naam, adres, e-mail en telefoonnummer) worden door mij vernietigd.

 

Ik vraag u mij geen gegevens (kopieën, foto’s) per telefoon of per whatsapp te sturen. Ik kan dan niet instaan voor een juiste beveiliging van uw gegevens.

 

Ik werk verder met persoonsgegevens om:

Als u cliënt bij mij bent, wil ik u goed van dienst kunnen zijn. Hiervoor verwerk ik persoonsgegevens. Ik gebruik uw naam, telefoonnummers, adres en e-mailgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en informatie met u uit te kunnen wisselen. Ook heb ik uw naam en adres nodig om factureringen en incasso te kunnen doen.

 

Ik kan daarvoor ook uw gegevens aan derden doorgeven. Bijvoorbeeld in het kader van het betalings-verkeer, het indienen van documenten per verzoekschrift via een advocaat of in het kader van een samenwerking met externe adviseurs of verwijzers in uw dossier.

 

Of als u mij daar zelf om vraagt, bijvoorbeeld om de gegevens in uw dossier met derden te kunnen delen.

 

Bewaartermijn

Ik verzamel niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk en conform de voorwaarden die worden gesteld vanuit mijn beroepsverplichtingen als MfN-registermediator. In het kader hiervan ben ik verplicht mij te houden aan een bewaartermijn voor mijn dossiers van 7 jaar. Deze eis is opgesteld in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen die gelden voor financiële en juridische dienstverlening.

Ik bewaar alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om te bewaren. Alle overige gegevens worden na beëindiging van de mediation vernietigd, dan wel op verzoek aan u teruggegeven.

 

Hoe ga ik om met uw persoonsgegevens en wie heeft toegang tot uw gegevens?

Binnen Van Kreijl Mediation kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door mij en de systeembeheerder die toegang moet hebben tot mijn computer. Wij hebben daartoe een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

 

Soms schakel ik derden in die in mijn opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld iemand die voor mij een klantmailing verzorgt en naam en adresgegevens op enveloppen drukt met als doel promotie- en marketing van mijn dienstverlening. Deze derde kan alleen een opdracht van mij krijgen als hij/zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

 

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden uitgewisseld met derden die ik inschakel in de ondersteu-ning van mijn bedrijfsvoering en/of in de uitvoering van mijn diensten. Bijvoorbeeld het gebruik van een software rekenprogramma om alimentatie- en vermogensberekeningen te kunnen maken. Ik heb daartoe ofwel de privacyverklaring van deze derde onderzocht, dan wel een verwerkingsover-eenkomst met deze derde afgesloten.

Verwerkingen met derden, bijvoorbeeld in het kader van het betalingsverkeer, kan doorgifte meebrengen aan derden in landen buiten Europa die niet hetzelfde beschermingsniveau van persoonsgegevens kennen als Nederland. Als dat zo is, heeft deze derde partij door mij gecheckte passende extra technische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen.

Uw persoonsgegevens kunnen ook aan derden worden verstrekt als ik daar een wettelijke verplichting toe zou hebben of in het geval van een MfN-klachtenprocedure.

 

Welke regels gelden voor Van Kreijl Mediation bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens ben ik als Van Kreijl Mediation onder meer gebonden aan:

  • De geheimhoudingsplicht zoals neergelegd in mijn mediationovereenkomst: vooraf vanaf het moment van verstrekken van de overeenkomst en ook achteraf nadat de mediation is beëindigd. Dit betreft de regels aangaande geheimhoudingsplicht en vertrouwelijkheid waaraan ik gebonden ben in de uitoefening van mijn beroep als MfN-registermediator conform het MfN Reglement en de Gedragscode.
  • De Gedragscode verwerking persoonsgegevens voor MfN-registermediators (in behandeling)
  • Registratie MfN-registermediator en de daarbij horende regels waaraan voldaan moet worden voor de driejaarlijkse peer review (audit-eisen).

Deze privacyverklaring is door mij opgesteld conform de geldende uitgangspunten van compliance zoals neergelegd in de AVG (GDPR) op 6 juni 2018.

 

Welke passende maatregelen heeft Van Kreijl Mediation genomen bij de verwerking van persoonsgegevens?

De AVG stelt dat passende technische en organisatorische genomen moeten worden (art. 24 lid 1 GDPR) en dat deze aantoonbaar regelmatig moeten worden getoetst. Hiertoe voer ik eens per twee jaar een audit uit via het bureau GDPR-Praktijk in Utrecht. Voor het eerst in mei 2020.

 

Ik heb passende maatregelen genomen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan en deze neergelegd in een intern verwerkingsregister.

 

Voor vragen daarover en wijze van aanleveren dan wel de suggestie dat mijn werkwijze beter beveiligd kan worden, of als er concrete aanwijzingen zijn van een inbreuk (datalek), vraag ik u om mij dat zo snel mogelijk te melden.

 

Kan ik zien welke persoonsgegevens van mij worden verwerkt?

Ja, u ontvangt van mij een vragenformulier bij de intake met een overzicht van de persoonsgegevens die ik van u verwerk en/of ik bewaar, en gedurende welke termijn.

 

Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij worden verwerkt?

Dan kunt u een schriftelijk verzoek (e-mail) tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen en ik zal deze vraag binnen 4 weken beantwoorden.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Van Kreijl Mediation kunt u terecht bij de MfN, afdeling klachtenprocedure Privacygeschillen.

 

Kan dit document wijzigen?

Ja, de huidige digitale ontwikkelingen maken dat ik mijn privacyverklaring van tijd tot tijd zal wijzigen.

Als er sprake is van nieuwe gegevensverwerkingen, dan pas ik de privacyverklaring daarop aan.

Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn tijdens een lopende zaak, dan attendeer ik u daarop of maak ik de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar.

De meest actuele versie van mijn privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op mijn website (alsmede eerdere versies), en u ontvangt deze als bijlage bij de mediationovereenkomst.